Описание процессов планирования и реализации учебных программ на базе единой информационной модели

Борис Фёдорович Мишнев

профессор, Dr.sc.ing., ректор,

Институт тренспорта и связи, 

ул. Ломоносова 1 , г. Рига, LV-1019, Латвия, (371) 26464212

bfm@tsi.lv 

Надежда Павловна Филь 

M.sc.ing ., начальник отдела академических и профессиональных программ,

Институт тренспорта и связи, 

ул. Ломоносова 1 , г. Рига, LV-1019, Латвия, (371) 29225499

nf@tsi.lv 

Аннотация

В статье рассматривается процессный подход для решения вопросов планирования и реализации программ обучения в TSI в связи с их человеческими, информационными и финансовыми ресурсами. Актуальность такого исследования определяется не только необходимостью иметь инструмент для принятия решений по реализации конкретных учебных программ, но и позволяет сделать прозрачным основной бизнес процесс вуза и показать механизм заинтересованности академического состава в реализации стратегии вуза, ориентированной на клиента.

 

The paper describes a process approach for planning and implementing training programs in the TSI in relation to their human, informational and financial resources. The relevance of this study is determined not only by the need to have a tool for making decisions on the implementation of specific training programs, but also allows you to make transparent the core business process of the university and show interest in the mechanism of academic staff in the implementation strategy of the university, focused on the customer.

Ключевые слова

управление учебным процессом, дистанционное обучение, бизнес-процесс, процессный подход;

management of learning process, distant learning, business process, business process approach.

Введение

Изменения, происходящие как в мировой экономике, в экономической жизни отдельных стран, так и системе высшего образования, не могли не отразиться на тех требованиях, которые предъявляются к информационной модели системы управления современным вузом.

Задача такого масштаба не может быть решена в условиях, когда при построении информационной модели учитываются только технические аспекты ее реализации и узкие задачи оперативного управления. По сути дела стоит вопрос о трансформации вузовских систем из систем учета в системы управления, позволяющие интегрировать задачи стратегического управления с текущей деятельностью функциональных подразделений и администрации вуза, и предоставляющие высшему руководству вузов инструментарий для поддержки обоснованных управленческих решений.

И здесь на первый план выходят управленческие методики, которые лягут в основу подобных систем, задачи, связанные с их выбором, адаптацией и апробацией в вузах.

Основой построения централизованной информационной модели и реализации в ней современных управленческих методик является процессный подход. Деятельность учебного заведения рассматривается как последовательность взаимосвязанных процессов, проходящих через все подразделения, использующих все службы и ориентированных на реализацию поставленных стратегических целей. Управляя процессами, вуз добивается максимально эффективного использования всех имеющихся в его распоряжении ресурсов.

Информационные системы давно существующих ВУЗов складывались исторически. Также по соображениям материального характера не всегда возможно полностью заменить информационную систему на новую в силу необходимости внедрения новой современной функциональности (например, инструментов BI).

Данная статья отражает опыт, накопленный в Институте транспорта и связи (TSI) за период с 2002 по 2012 год, при построении и развитии информационной системы института. Эта информационная система в настоящее время является аналогом типовых производственных информационных систем типа ERP и содержит достаточно развитую аналитическую надстройку BI (Business Intelligence) [1].

Подробное описание информационной системы института и исследование ее улучшения рассматривается авторами в публикациях [2] и [3]. Там же приводится описание единой информационной модели ВУЗа, которая лежит в основе функционирования информационной системы.

Авторы продолжили исследования в данной области, которые ранее проводились рядом авторов. Так, в работе [4] уже были рассмотрены вопросы использования в вузе встроенных методик ЕRP-решений, а в работе [5] была предложена разработка информационной модели управления процессом дистанционного обучения.

Полученные авторами и изложенные в статье результаты являются дальнейшим развитием работ в этой области.

Планирование учебного процесса

Для построения общей модели управления и анализа рассмотрим процесс планирования учебной программы для высшего учебного заведения.

Учебная программа – созданный в рамках системы обучения документ, определяющий содержание и количество знаний, умений и навыков, предназначенных к обязательному усвоению по той или иной учебной дисциплине, распределение их по темам, разделам и периодам обучения.

Учебный план - это основной документ, определяющий структуру учебного процесса на весь период обучения, перечень и объемы учебных дисциплин, последовательность их изучения, названия и продолжительность практик, используемые виды занятий (лекции, лабораторные и практические занятия, семинары и др.), аттестации, формы контроля и т.д.

Используемый в TSI процесс включает в себя полный жизненный цикл учебной программы, который содержит следующие этапы:

-           разработка и лицензирование;

-           реализация и мониторинг;

-           анализ и разработка улучшений;

-           внесение изменений;

-           аккредитация.

Данный жизненный цикл представлен на рис.1, где видно, что с периодом в 6 лет все основные этапы жизни программы повторяются.

 

 

Рис.1. Жизненный цикл учебных программ.

 

Рассмотрим задачи планирования, которые вытекают из основного жизненного цикла учебной программы. Эти задачи предполагают разработку учебных планов, и делятся на следующие виды планирования (задачи планирования):

1.       планирование полного цикла обучения;

2.       ежегодное планирование;

3.       семестровое планирование;

4.       индивидуальное планирование.

Раскроем каждую задачу более подробно и снабдим их схемами описания процессов.

Задача 1 -планирование полного цикла обучения (рис.2):

-           планирование полного цикла обучения для каждого года набора по каждой из программ и каждому виду обучения (дневное, вечернее, заочное, дистанционное);

-           результат планирования - утвержденные учебные планы на год набора по каждой из программ и каждому виду обучения;

-           периодичность планирования – ежегодно, срок утверждения – февраль.

 

Рис.2. Схема процесса разработки и утверждения учебных планов на год набора.

Задача 2 - ежегодное планирование (рис.3).

-           планирование на текущий учебный год;

-           результат планирования - скорректированные и утвержденные на текущий год планы по всем программам и видам обучения, по необходимости, создаются дополнительные виды планов по языкам обучения и для филиалов;

-           периодичность планирования - ежегодно, срок утверждения – апрель;

-           ежегодное планирование совмещается с семестровым планированием на осенний семестр.

Рис.3. Схема процесса разработки и утверждения ежегодных учебных планов.

 

Задача 3 - семестровое планирование:

-           планирование на текущий семестр;

-           результат - скорректированные и утвержденные на текущий семестр планы с изменениями и расписание;

-           период - каждый семестр, срок утверждения - июнь, январь.

 

Задача 4 - индивидуальное планирование:

-           создание индивидуальных учебных планов.

-           результат: индивидуальные планы с возможностью использования расписания текущих групп.

-           выполняется учебным отделом.

 

При существующей годовой цикличности решения описанных выше задач основной проблемой планирования нагрузки преподавателей и бюджетов кафедр является необходимость гибкого учета изменения численности студентов каждый семестр и использования возможностей оптимизации реализации учебного процесса при составлении расписания.

В TSI этот процесс осложняется необходимостью синхронизации трансляции занятий в удаленный филиал. В 2012 году объемы трансляций в форме телеконференций превысили 100 академических часов в месяц.

Управление регистрами

Разработка всех учебных планов, которые содержат семестровые перечни учебных предметов с указанием числа кредитов, часовой нагрузки и всех видов отчетности реализуется в TSI с помощью ведения нескольких электронных регистров. Основными являются два регистра: регистр учебных планов и регистр учебных предметов. Первичным элементом является учебный предмет, который может быть размещен в учебном плане программы только непосредственно из регистров предметов. Электронное расписание занятий также может содержать только предметы из официального регистра  учебных предметов.

Процесс управления регистрами включает в себя следующие виды деятельности:

-           наполнение и изменение регистров учебных планов;

-           анализ несоответствия информации в регистре учебных планов и расписании;

-           согласование необходимости коррекции с директорами программ и подготовка и согласование корректирующих документов;

-           внесение изменений в регистр учебных планов;

-           наполнение и изменения в регистре предметов;

-           согласование предметов блока С (предметов свободного выбора) на год и по семестрам, добавление их в регистр предметов;

-           актуализация информации о программах, предметах, аннотациях, авторах курсов на внешнем сайте (что является отражением регистров программ, учебных планов и предметов).

 

Как уже упоминалось ранее, в шестилетнем жизненном цикле учебной программы происходит процесс улучшения программы. Этот процесс реализуется через ежегодную самоаккредитацию программы и выражается во внесении изменений в учебные планы программ [6].

Таким образом, мы можем выделить еще одну группу информационных процессов, связанных с аккредитацией и лицензированием новых программ, которые обеспечиваются названными выше регистрами.

К этим процессам относятся:

-           разработка учебных планов новых программ;

-           обеспечение подготовки документов для лицензирования новой программы;

-           обеспечение процесса ежегодной самоаккредитации программ;

-           обеспечение подготовки документов для лицензирования программ и организация процедуры визита экспертов;

-           планирование и создание совместных программ обучения.

-          Планирование бюджетов

Наиболее важной возможностью, которую предоставляет информационная система TSI, является возможность планирования бюджетов учебных программ и обучающих кафедр.  В основу расчетов в бизнес - модели используется понятие «кредитостудента» (произведение числа студентов на количество кредитов, которые он должен освоить, а преподаватели кафедр обеспечить). Не углубляясь в детали технологии подсчета величины кредитостудентов для конкретных программ для разных форм обучения, отметим только то, что величина с одной стороны определяет стоимость обучения, которое необходимо реализовать, с другой стороны, она ограничивает расходы на реализацию программы обучения для конкретного числа студентов.

По существующему законодательству Латвийской республики в один год для очного обучения положено планировать 40 кредитов (60 ECTS), а для заочного обучения 32 кредита (48 ECTS). Это позволяет, зная оплату за год (или за один семестр) легко вычислить стоимость одного кредита для одного студента по конкретной программе.  Зная стоимость одного кредита и количество студентов всех видов обучения по каждой учебной программы легко оценить «доходность» каждой программы.

Ниже (рис.4) приведены результаты расчета кредитостудентов для нескольких актуальных программ, полученных с помощью аналитической надстройки (BI) информационной системы TSI. Заметим, что вклад программ обучения сильно различается. На оси Х графиков (рис.4,5) представлены количества кредитостудентов в тысячах условных единиц (например, 10К - 10000 условных единиц кредитостудентов).

 

 

Рис.4. Примеры отчета для сравнительного анализа бюджета в разрезе программ обучения.

TSI, как высшее учебное заведение университетского типа, имеет два факультета, два учебных департамента и одиннадцать кафедр. В мае месяце проводится планирование следующего учебного года на основе утвержденных учебных планов и прогноза изменения числа студентов по учебных программам (с разбивкой по курсам). Результатом этого планирования является проект расписания занятий и бюджеты кафедр и учебных департаментов.

В единую информационную модель института включены следующие процессы, используемые для решения задачи, связанной с составлением бюджетов и расписания:

-           составление заявок на расписание;

-           расчет плановой нагрузки и бюджета кафедр на базе кредито-студентов на год;

-           составление расписания на семестр;

-           уточнение нагрузки по семестрам, планирование предметов блока С;

-           мониторинг отклонений (расписания от планов);

-           планирование внебюджетной нагрузки.

 

Одним из наиболее критических процессов планирования является процесс составления бюджета кафедр. Предлагаемый в информационной модели показатель кредитостуденты позволяет распределить ресурсы по кафедрам на основе количества кредитов тех предметов, которые ведет данная кафедра, и прогноза (или фактического количества) студентов, которые обучаются по предметам этой кафедры.

Пример расчета величины показателя кредитостуденты для планирования бюджета нескольких кафедр TSI приведен ниже (рис.5).

 

 

Рис.5. Примеры отчета для сравнительного анализа бюджета в разрезе обучающих кафедр.

Анализ и оценка разработки

На основе поставленных целей и результатов оптимизации исследованных бизнес-процессов вуза разрабатывается стратегический план развития института и другие управляющие процессы.

Таким образом, на основе поставленных стратегических целей и результатов предварительного исследования бизнес-процессов института дополнительного образования получена процессная информационная модель «Как есть» «Управления учебным процессом Вуза». Показана потенциальная возможность оптимизации бизнес-процессов с помощью визуального описания в инструментальной среде MS Visio.

Заключение

Разработанная единая информационная модель управления позволяет планировать и организовать учебный процесс вуза, в том числе и проведение дистанционного обучения как на оперативном, тактическом так и на стратегическом уровнях. В информационной модели управления на процессных принципах, где каждый знает «кто, когда и что должен делать» появляется время и ресурсы для решения стратегических задач развития и совершенствования повышения квалификации профессорско-преподавательского состава.

Описанная единая информационная модель реально позволяет:

-           создать структуру для организации планирования и мониторинга реализации программ обучения;

-           планировать реализацию программ обучения на факультетах и в департаментах;

-           организовать мониторинг и бизнес-анализ реализации программ обучения на базе кредитостудентов;

-          

 

 
провести оптимизацию реализации программ обучения на основе требований бизнес-процессов;

-           планировать и применять информационную модель для организации разных видов обучения для разных уровней образования, в том числе, и дистанционного;

-           создать функциональные требования для разработки и совершенствования информационной системы высшего учебного заведения.

Литература

1.       Утехин Г., Мишнев Б. Квалиметрия образовательных услуг (Измерения в системе менеджмента качества вуза)// Educational Technology & Society — 9(1) — 2006 — С. 441-449.

2.       N. Fila, B. Mishnevs, I. Yatskiv. Development and Research of University Computer Decision Support System// EUNIS 2006, University of Tartu, Estonia. Proceedings of the 12th International Conference of European University Information Systems – 2006 - pp. 521-525.

3.       N. Fila, B. Mishnevs, V. Malomins. University Decision Support System: Study of The Implementation// EUNIS 2007, Université Joseph Fourier, Grenoble, French Proceedings of the 13th International Conference of European University Information Systems - 2007 - electronic paper No.159.

4.       Иевенко М.В. Использование встроенных методик ЕRP-решений при внедрении системы «Университет»// Университетское управление: практика и анализ — 2004. — № 1(29). С. 96-104.

5.       Галимов А.М. Из опыта разработки информационной модели управления процессом дистанционного обучения при повышении квалификации // Международный электронный журнал "Образовательные технологии и общество (Educational Technology & Society)" - 2010. - V.13. - №1. - С. 314-323. - ISSN 1436-4522. URL: http://ifets.ieee.org/russian/periodical/journal.html

6.       Fila N., Misnevs B.; Utekhin G. Methodology of study programs improvement by using Key Performance Indicator// MIPRO2010 Proceedings of the 33rd International Convention - 2010 - pp. 884-890.