Из опыта разработки информационной модели управления процессом дистанционного обучения при повышении квалификации

 

А.М.Галимов

доцент, к.п.н., первый проректор – проректор по учебной работе,

ГОУ ВПО «Татарский государственный гуманитарно-педагогический университет»,

г. Казань, ул. Татарстан, д. 2 (843) 292-42-90

galimov@tggpu.ru

 

Аннотация

В данной статье на примере информационного моделирования системы дистанционного обучения описываются современные инновационные подходы и методы повышения эффективности управления образовательным процессом с помощью табличных технологий и системы бизнес-моделирования «Business Studio» по методологии структурного анализа и проектирования SADT.

In this article, based on the example of simulation advanced learning system, modern innovative accesses and methods of increasing educational process management effectiveness with tabular technology and business simulation system «Business Studio» by structural analysis methodology and  SADT designing.

 

Ключевые слова

Управление учебным процессом,  дистанционное обучение, бизнес-процесс, процессный подход

educational process management, distance learning, business process, process access.

 

Введение

В настоящее время уже большинство Российских вузов смогли приступить к реализации дистанционных технологий обучения переводя хотя бы части своих учебных программ в онлайновый режим реализации. Традиционно в вузах дистанционное обучение реализуется на базе  специализированных учебных подразделений, таких как Факультеты дистанционного обучения, Институты дополнительного образования, Центры повышения квалификации и др., реализующих преимущественно образовательные программы дополнительного образования. Признается, что лидером в этом направлении является Институт дистанционного образования Московского государственного университета экономики, статистики и информатики (ИДО МЭСИ) организованный в 1996 году и располагающий учебно-методической базой, материально-техническими средствами, разработками научно-исследовательского института дистанционного образования МЭСИ, сетью региональных центров. Кроме МЭСИ специализированными подразделениями дистанционного обучения также располагают, например, Российский университет Дружбы народов, Современный гуманитарный университет, РЭА им. Плеханова, Центр компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им. Баумана [1].

Несмотря на активное развитие информационных технологий, появление все более мощных платформ поддержки систем дистанционного образования, темпы развития российского онлайнового обучения пока несопоставимы с западными. Российские разработчики систем дистанционного обучения не всегда могут в полной мере учесть все закономерности процесса обучения, в связи с чем используют не совсем корректные модели. Характерно и то, что наиболее удачные решения в области онлайнового обучения редко используются повсеместно.

Уже давно доказано, что дистанционное обучение ни в коем случае не является полной заменой традиционному обучению. Как констатируют педагоги и психологи ничто не сможет в полной мере заменить живое общение с преподавателем или ту образовательную атмосферу, которая складывается на занятиях между субъектами учебного процесса. Считается, что электронное обучение наиболее эффективно тогда, когда оно используется в качестве дополнения, обогащающего традиционный образовательный процесс.

Модель управления учебным процессом проведения дистанционного обучения.

В связи с вышеизложенным можно сделать вывод, что одним из ключевых факторов, влияющих на результативность дистанционного обучения, становится выбор (разработка) и внедрение адекватной и эффективной модели управления  учебным процессом проведения дистанционного обучения. Разработка модели управления, при этом, заключается в описании бизнес-процессов дистанционного обучения: подготовка учебного процесса дистанционного обучения, организация процесса дистанционного обучения, проведение занятий, организация работы внутри учебного центра, оценка качества работы профессорско-преподавательского состава и др.

В рамках Федеральной комплексной программы развития религиозного образования (прежде всего исламского) специалистами ГОУ ВПО «Татарский государственный гуманитарно-педагогический университет» была проведена работа по разработке информационной модели управления  учебным процессом проведения дистанционного обучения при повышении квалификации профессорско-преподавательского состава в учреждениях профессионального образования, основанной на процессном управлении с помощью описания и организации процессов управления.

При разработке информационной модели использовалось табличное описание бизнес-процессов с помощью разработанных технологических карт, визуальное представление с помощью диаграмм бизнес-процессов и разработки положений о подразделениях, должностных инструкций на основе оптимизированных диаграмм бизнес-процессов. Результатом работы является описание бизнес-процессов: подготовка учебного процесса дистанционного обучения при повышении квалификации, организация процесса дистанционного обучения, проведение занятий, организация работы внутри учебного подразделения, оценка качества работы профессорско-преподавательского состава «Как есть» и оптимизация бизнес-процессов в выбранной инструментальной среде «Business Studio» (системе бизнес-моделирования).

Основными технологическими характеристиками описания бизнес-процессов было определено их иерархичность (до четырех уровней). Варианты описания бизнес-процессов - табличное и графическое (диаграммы используются для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов). По результатам описания бизнес-процессов формируется информационная модель для использования при ведении нормативно-справочной информации, ведении единого хранилища данных для выполнения процессов управления, организации дистанционного повышения квалификации и создания информационной системы управления повышением квалификации.

Все подразделения процессной модели исследовались в разрезе семи основных бизнес-процессов информационной модели управления:

- УДО1. Подготовка учебного процесса дистанционного обучения при повышении квалификации;

- УДО2. Организация процесса дистанционного обучения;

- УДО3. Проведение занятий;

- УДО4. Организация работы внутри учебного центра;

- УДО5. Оценка качества работы профессорско-преподавательского состава;

- УДО6. Управление порталом;

- УДО7. Управление знаниями.

Список подпроцессов, действий, входящих в бизнес-процессы описывались в виде таблиц и диаграмм SADT. В таблице 1 в качестве примера приведен фрагмент таблицы описания процесса «УДО 2. Организация процесса дистанционного обучения».

Таблица1. Процесс «УДО 2. Организация процесса дистанционного обучения»

№ п/п

Функция бизнес-процесса
(функциональное определение)

Операция (работа)

УДО 2.1

Организация дистанционного обучения

УДО 2.1.1

Ведение каталога курсов

УДО 2.1.1.1

Формирование списка курсов

УДО 2.1.1.2

Привязка изучаемых дисциплин к каждому курсу

УДО 2.1.1.3

Определение трудоемкости по каждой дисциплине

УДО 2.1.2

Формирование модульных учебных программ

УДО 2.1.2.1

Определение курсов для создания модульных учебных программ

УДО 2.1.2.2

Структурирование информации по дисциплинам для создания модуля по каждой специальности

УДО 2.1.2.3

Подбор видов и форм обучения для создания модуля

УДО 2.1.2.4

Подбор дидактического материала

УДО 2.3.3.2

Описание правил оценки по тестам

УДО 2.3.3.3

Формирование случайного набора тестов для контроля

УДО 2.3.3.4

Определение времени тестирования

УДО 2.3.3.5

Контроль времени при тестировании

УДО 2.3.3.6

Формирование оценочных отчетов

УДО 2.3.3.7

Анализ результатов тестирования по разным параметрам

УДО 2.3.3.8

Изменение сложности набора тестов и правил  в зависимости от уровня  учреждения

УДО 2.3.3.9

Уведомления о назначении тестов

 

В полном варианте вышеприведенной таблицы процесс «УДО 2. Организация процесса дистанционного обучения» содержит 56 подпроцессов (операций) по отношению которых установлены все управленческие взаимосвязи. Взаимосвязи объектов управления и процессов на всех уровнях модели отражены в регламенте информационной модели бизнес-процесса «УДО 0 Управление дистанционным обучением при повышении квалификации» разработанном в целях:

-  формирования единых правил и требований к организации процесса;

-  установления ответственности за результат процесса;

-  унификации и стандартизации документооборота.

В регламенте информационной модели кроме диаграмм процессов представлены ожидаемые результаты, владельцы, исполнители и документация процессов. Всего регламент разработанной информационной модели бизнес-процессов управления учебным процессом проведения дистанционного обучения при повышении квалификации профессорско-преподавательского состава в учреждениях профессионального образования содержит 25 таблиц и 85 диаграмм. Примеры диаграмм описания процессов первого и третьего уровня приведены в рисунках 1 и 2.

Рисунок 1. Модель «Управление учебным процессом проведения дистанционного обучения при повышении квалификации профессорско-преподавательского состава в учреждениях профессионального образования

 


Рисунок 2. Подпроцесс «УДО.1.2.1. Планирование количества курсов и корректировка по заявкам на ДОПК»


Подробные описания каждого процесса, подпроцесса, действия и их связей с объектами управления приведены в Технологических картах процессов. Фрагмент Технологической карты процесса «УДО 2. Организация процесса дистанционного обучения» приведен в таблице 2.

Таблица 2. Технологической карты процесса «УДО 2. Организация процесса дистанционного обучения»

Наименование контура управления

Управление учебным процессом проведения дистанционного обучения при повышении квалификации профессорско-преподавательского состава в учреждениях профессионального образования

Идентификатор бизнес-процесса

УДО 2

 

 

 

 

 

 

Наименование бизнес-процесса

Организация процесса дистанционного обучения

 

 

 

 

Цель (назначение) бизнес процесса

Организация процесса дистанционного обучения и учета обучаемых

 

 

 

Информация о подразделении (подразделениях)

Центр дистанционного обучения при повышении квалификации

 

 

 

Владелец бизнес-процесса

Руководитель центра дистанционного обучения при повышении квалификации

 

 

Поставщики и входы бизнес-процесса

Методист центра ДОПК, эксперт центра ДОПК, системный администратор центра ДОПК, преподаватель, обучающиеся (студенты).

Потребители и выходы бизнес-процесса

Ректор университета, методист центра ДОПК, эксперт центра ДОПК, преподаватель, поступающие на курсы, обучающиеся (студенты).

Показатели бизнес-процесса

Выстроенный процесс обучения, обеспечивающий формирование курсов, организацию процесса и оценку результатов обучения

Перечень документов бизнес-процесса

Положение о проведении текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации студентов в системе дистанционного обучения университета, учебные пособия (и проч. методик. материалы), заявление претендентов на обучение, анкеты обучающихся, документы об образовании обучающихся, учебные планы, справочники дисциплин, справочники специальностей, справочники циклов обучения, приказ об организации курсов, расписание занятий, учебные программы, учебные планы ведомости оценок, приказы по обучаемым, договоры на обучение, платежные документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

№ п/п

Функция бизнес-процесса

(функциональное определение)

Зависимость

Ответственный за выполнение операции (участник (исполнитель) бизнес-процесса)

Вход операции

Выход операции

Движение информации

Особенности (примечание)

 

Операция (работа)

 

 

 

 

От кого

Кому

 

1

2, 2а

3

4

5

6

7

8

9

УДО 2.1

Организация дистанционного обучения

 

 

 

УДО 2.1.1

Ведение каталога курсов

 

 

 

УДО 2.1.1.1

Формирование списка курсов

УДО 1.2.3.3

Методист центра ДОПК

Специальность обучаемых

Сформированный список курсов

Методист центра ДОПК

Центр ДОПК

 

УДО 2.1.1.2

Привязка изучаемых дисциплин к каждому курсу

УДО 2.1.1.1

Методист центра ДОПК

Курс, дисциплины

Осуществленная привязка дисциплин к курсу

Методист центра ДОПК

Центр ДОПК

 

УДО 2.1.1.3

Определение трудоемкости по каждой дисциплине

УДО 1.2.4.3

Методист центра ДОПК

Дисциплина, норматив трудоемкости

Определенная трудоемкость по дисциплине

Методист центра ДОПК

Центр ДОПК

 

УДО 2.1.2

Формирование модульных учебных программ

 

 

УДО 2.1.2.1

Определение курсов для создания модульных учебных программ

УДО 2.1.1.1

Эксперт центра ДОПК

Специальность обучаемых, учебные программы

Привязка учебной программы к специальности

Эксперт центра ДОПК

Центр ДОПК

 

УДО 2.3.3.8

Изменение сложности набора тестов и правил  в зависимости от уровня  учреждения

УДО 1.1.1.3

Эксперт центра ДОПК

Положение о проведении текущего контроля успеваемости

Определенный уровень сложности тестов в зависимости от уровня учреждения

Эксперт центра ДОПК

Центр ДОПК

 

УДО 2.3.3.9

Уведомления о назначении тестов

УДО 1.1.1.3

Эксперт центра ДОПК

Положение о проведении текущего контроля успеваемости

Способ уведомления о назначении тнстов

Эксперт центра ДОПК

Центр ДОПК

 

 

В результате описания информационной модели управления дистанционным обучением в рамках курсов повышения квалификации определена организационная структура системы и структурное подразделение вуза, ответственное за организацию обучения. В нашем случае это Институт дополнительного образования в структуру которого входит Центр дистанционного обучения при повышении квалификации. (рисунок 3.)

Рисунок 3. Организационная структура системы дистанционного обучения при повышении квалификации

 

Определены стратегические цели развития института дополнительного образования, состоящие из четырех перспектив:

- финансы (перспектива решает вопросы повышения финансовой эффективности института)

- клиенты (перспектива определяет работу с преподавательским составом учреждений профессионального образования для предоставления качественного образования в области повышения квалификации);

- внутренние бизнес-процессы (служат для организации учебного процесса, удовлетворяющего требованиям преподавательского состава, находящегося на обучении);

- обучение и развитие (предназначено для качественного обучения и развития кадрового потенциала (собственных преподавателей института).

В качестве основных целей перспектив определены:

- организация  эффективного планирования и учета учебного процесса;

- повышение  и контроль доходов института на основе привлечения преподавателей профессиональных учреждений на курсы повышения квалификации;

- снижение и контроль затрат на обучение преподавателей (собственных);

- повышение качества обучения за счет обучения и развития кадрового потенциала;

- повышение привлекательности вуза в глазах обучаемых преподавателей;

- своевременное административно-хозяйственное обеспечение учебного процесса;

- разработка и внедрение эффективных программ обучения.

Анализ и оценка разработки

На основе поставленных целей и результатов оптимизации исследованных бизнес-процессов вуза разрабатывается стратегический план развития института и другие управляющие процессы.

Описание основывается на планируемой структуре института: иерархии подразделений, положений о подразделениях, списка должностей и должностных обязанностей. Результаты обработаны и приведены в регламенте модели дистанционного повышения квалификации профессорско-преподавательского состава в виде диаграмм бизнес-процессов. Каждый процесс привязывается к исполнителю, описываются используемые документы.

Таким образом, на основе поставленных стратегических целей и результатов предварительного исследования бизнес-процессов института дополнительного образования получена процессная информационная модель «Как есть» «Управления учебным процессом проведения дистанционного обучения при повышении квалификации профессорско-преподавательского состава в учреждениях профессионального образования». Проведена оптимизация бизнес-процессов с помощью визуального описания в инструментальной среде «Business Studio» (системе бизнес-моделирования).

Для описания диаграмм бизнес-процессов, положений о структурных единицах, должностных инструкций применялись IDEF0 и Cross Functional Flowchart – нотации графического моделирования, базирующаяся на методологии SADT − (Structured Analysis and Design Technique) − методология структурного анализа и проектирования), встроенные в инструментальную среду Business Studio

Заключение

Разработанная информационная модель управления позволит планировать и организовать проведение дистанционного обучения при повышении квалификации профессорско-преподавательского состава в учреждениях профессионального образования как на оперативном, тактическом так и на стратегическом уровнях. В информационной модели управления на процессных принципах, где каждый знает «кто, когда и что должен делать» появляется время и ресурсы для решения стратегических задач развития и совершенствования повышения квалификации профессорско-преподавательского состава

Информационная модель реально позволит:

üсоздать структуру для организации дистанционного обучения в рамках курсов повышения квалификации;

üпровести методическую подготовку по дистанционному обучению;

üпланировать проведение дистанционного обучения;

üорганизовать проведение дистанционного обучения в рамках курсов повышения квалификации;

üотобрать кадры  в соответствии с должностными инструкциями и контролировать качество проведение обучения;

üконтролировать и оценивать результаты проведения дистанционного обучения;

üпровести на основе требований бизнес-процессов выбор и профессионально использовать инструментальные средства, необходимые для проведения дистанционного обучения;

üпланировать и применять информационную модель для организации дистанционного обучения для разных уровней образования;

üсоздать функциональные требования для разработки информационной системы для поддержки системы дистанционного обучения.

Организационно-экономическая эффективность от внедрения  процессной информационной модели «Управление учебным процессом проведения дистанционного обучения в рамках курсов повышении квалификации» может быть получена после  последовательного выполнения рекомендаций информационной модели. Современные инновационные подходы и методы повышения эффективности с помощью табличных технологий и системы бизнес-моделирования «Business Studio» по методологии структурного анализа и проектирования SADT позволят непрерывно оптимизировать бизнес-процессы информационной модели образовательного учреждения, поддерживая их на актуальном уровне.

 

 

Литература:

 

1.            Прокофьева Т.Ю. Становление и развитие дистанционного обучения в мире http://www.samoupravlenie.ru/29-09.php